Procès Verbal Assemblée Générale extraordinaire du 12 novembre 2023
CERCLE ROYAL HORTICOLE DE LA HULPE et environs ASBL
Siège social : chemin de l’Ermite, 90 1420 Braine l’Alleud
N° d’entreprise 0475.835.676
PROCÈS VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE extraordinaire
tenue à Waterloo, rue de la Paix, 1 le 12 novembre 2023 à 16h00
L’assemblée générale extraordinaire est tenue par Madame Alix Depauw, trésorière du CRHLH.
Il s’agit d’une deuxième convocation, les quotas de présence et de vote n’ayant pas été atteints lors de la première convocation.
L’assemblée est valablement constituée : 33 membres présents et 2 procurations.
Ordre du jour
1. Accueil et mot de la trésorière.
2. Approbation du procès-verbal de l’Assemblée Générale du 23 mars 2023, (doc joint à la convocation par mail du 23 octobre 2023.)
3. Modifications statutaires et approbation des nouveaux statuts.
*****
1- La trésorière accueille les membres et fait un bref rapport des principales modifications des statuts.
2- Le procès-verbal de l’AG du 23 mars 2023 est approuvé à l’unanimité.
3- Lecture des nouveaux statuts.
CERCLE ROYAL HORTICOLE DE LA HULPE ET ENVIRONS
Association sans but lucratif
Siège : Chemin de l’Ermite, 90 à 1420 Braine-l’Alleud
www.cercle-royal-horticole-lahulpe.be
info@cercle-royal-horticole-lahulpe.be
N° d’entreprise : 0475.835.676
Afin de se conformer aux dispositions du Code des sociétés et des associations, l'assemblée générale extraordinaire du 12 novembre 2023 adapte plusieurs dispositions des statuts et adopte le texte coordonné des statuts comme suit.
Dénomination, siège social, but, objet et durée
Art. 1 - L'association est dénommée « Cercle Royal Horticole de La Hulpe et environs », en abrégé « CRHLH » association sans but lucratif.
La présente ASBL est l'émanation directe de l'association de fait « le Cercle Horticole de La Hulpe et des environs », fondée le 2 mars 1902, reconstituée le 9 janvier 1921 et autorisée à s'intituler " Société Royale" par dépêche royale du 29 juin 1929.
Les statuts coordonnés de base de cette association de fait avaient été adoptés en assemblée générale du 18 juillet 1944 et modifiés les 10 février 1967, 14 octobre 1990, 10 janvier 1993 et le 24 janvier 1999.
Art 2 - Le siège social de l'association est établi en Région Wallonne. Il est établi Chemin de l’Ermite, 90 à 1420 Braine-l’Alleud.
Il peut être transféré en tout autre endroit de la Région Wallonne par décision du conseil d'administration. Toute modification du siège social doit être publiée dans le mois aux annexes au Moniteur belge.
L’adresse électronique info@cercle-royal-horticole-lahulpe.be peut être valablement utilisée dans la communication entre l’association et ses membres, en ce compris pour les convocations aux assemblées générales. Elle peut être modifiée par l’organe d’administration.
Toute modification de l’adresse électronique doit être communiquée dans les meilleurs délais aux membres ainsi qu’aux tiers intéressés.
Art. 3 - L’association a pour but social désintéressé :
- de promouvoir et de soutenir toute action ayant pour objet la formation horticole des amateurs de jardinage et toutes activités qui peuvent y être liées ;
- de développer, parmi ses membres, la connaissance des travaux de jardinage, notamment la culture maraîchère, l’arboriculture, la floriculture, ainsi que l’incitation au respect de la nature ;
- de développer des relations amicales entre ses membres.
En vue d’atteindre ses buts, l’association pourra notamment :
- organiser des cours pratiques sur le jardinage ;
- effectuer des achats en commun de graines, bulbes et plantes, engrais et amendements, revues pour compte de ses membres ;
- organiser des conférences, échanges de plantes, excursions, expositions, fêtes, concours de jardins, tombolas, voyages ;
- diffuser des publications écrites ou audio-visuelles.
L’association peut développer toute activité qui contribue directement ou indirectement à la réalisation des buts désintéressés précités y compris les activités commerciales accessoires dont les revenus seront intégralement destinés à la réalisation des dits buts désintéressés.
Elle peut poser tous les actes se rapportant directement ou indirectement à ses buts et son objet et notamment prêter son concours et s'intéresser à toutes activités similaires.
Les questions politiques, philosophiques et religieuses sont écartées des discussions lors de tous les rassemblements des membres de l'association.
Art. 4 - L'année sociale court du 1er janvier d'une année au 31 décembre de la même année. L'association est créée pour une durée indéterminée. Elle peut, en tout temps, être dissoute par décision de l'assemblée générale.
Composition – Registre des membres
Art. 5 - L’association se compose de membres effectifs et de membres adhérents.
Le nombre de membres est illimité, avec un minimum de trois membres effectifs.
Tout membre est tenu de payer une cotisation pour la période du 1er janvier au 31 décembre et ce, au plus tard, pour le 31 mars.
L’organe d’administration tient au siège de l'association un registre des membres effectifs et adhérents conformément aux dispositions du règlement général pour la protection des données personnelles. Ce registre reprend les nom, prénom et domicile des membres.
Ce registre peut être tenu sous forme électronique.
Conditions et formalités d’admission et de sortie et droits et obligations des membres
a. Des membres adhérents
Art. 6
Définition, conditions et procédure d'admission d'un membre adhérent
L’organe d’administration statue souverainement sur les demandes d’adhésion des nouveaux membres. La décision est communiquée à l’intéressé(e) par courrier postal ou électronique.
Les membres adhérents sont des personnes qui paient une cotisation annuelle et qui souhaitent aider l'association et/ou participer à ses activités.
Tout paiement de la cotisation implique le respect intégral des présents statuts, du règlement intérieur dans la mesure où celui-ci existe, et des décisions de l'ASBL.
Les membres adhérents ont uniquement les droits et obligations prévus dans ce titre.
Droits du membre adhérent
Les membres adhérents ont le droit de participer aux activités de l'association.
Ils pourront être conviés à assister aux assemblées générales et participer aux débats. Ils pourront bénéficier d'un tarif préférentiel et/ou d'une priorité pour la participation à certaines activités par rapport aux non-membres.
Obligations du membre adhérent
Le membre adhérent respecte les obligations suivantes :
- respecter scrupuleusement les dispositions des présents statuts et du règlement d'ordre intérieur, dans la mesure où celui-ci existe, les décisions de l'ASBL et les instructions données lors des activités organisées par l’association ;
- payer sa cotisation pour la période du 1er janvier au 31 décembre avant le 31 mars ;
- ne pas porter gravement atteinte aux intérêts de l'association ou de ses membres par son comportement, ses déclarations ou de toute autre manière ;
- ne pas perturber le bon déroulement des activités ou des réunions organisées par l'association ;
- ne pas invoquer sa qualité de membre adhérent autrement que dans le cadre des activités organisées par l'association.
Perte de la qualité de membre adhérent
La qualité de membre adhérent se perd en cas de décès, de démission ou d'exclusion.
Décès
La qualité de membre adhérent se perd automatiquement en cas de décès
Démission
Un membre adhérent peut démissionner de l'association à tout moment.
Tout membre n’ayant pas payé sa cotisation avant le 31 mars sera considéré comme démissionnaire à la date du 30 avril suivant sauf s’il a régularisé sa situation en effectuant un paiement en avril.
Exclusion
Un membre adhérent qui ne remplit pas les obligations susmentionnées liées à sa qualité de membre adhérent peut être exclu par l'organe d'administration après avoir eu la possibilité de présenter ses observations.
Le président de l'organe d'administration ou la personne qui le remplace ou la personne chargée de la gestion journalière peut, jusqu'à la date de la prochaine réunion de l'organe d'administration, interdire la participation d'un membre adhérent aux activités et réunions organisées par l'association, si ce membre adhérent a gravement porté atteinte aux intérêts de l'association ou de ses membres ou a gravement perturbé le bon déroulement des activités ou réunions organisées par l'association. Le président de l'organe d'administration ou la personne qui le remplace ou la personne chargée de la gestion journalière informe dans les meilleurs délais l'organe d'administration, de la décision provisoire prise afin de prendre une décision définitive d'exclusion ou de maintien de la qualité de membre adhérent lors de la réunion suivante.
Un membre qui cesse d'être membre de l'association n'a aucun droit sur l’avoir social et ne peut prétendre au remboursement des cotisations ou autres prestations qu'il a versées ou fournies.
b. Des membres effectifs
Art. 7
Définition, conditions et procédure d'admission des membres effectifs
Les membres effectifs du Cercle horticole de la Hulpe et environs sont des membres adhérents qui souhaitent s’impliquer activement dans la réalisation des buts poursuivis par l’ASBL et/ou dans l’administration de cette association, qui ont soumis leur candidature par écrit à l'organe d'administration et ont été admis comme tels par cet organe.
Toute demande pour devenir membre effectif de l'association implique automatiquement le respect intégral des présents statuts, du règlement intérieur dans la mesure où il existe, ainsi que des décisions de l'organe d’administration.
La décision de l'organe d'administration est définitive et n'a pas besoin d'être motivée.
Elle sera communiquée au candidat par courrier électronique ou par lettre ordinaire.
Droits du membre effectif
Les membres effectifs ont les droits les plus étendus et peuvent, à ce titre, notamment :
- participer à toutes les activités de l'association, y compris aux réunions de l'assemblée générale et aux votes et être désigné au sein de l’organe d’administration ;
- bénéficier d'un tarif préférentiel ou d'une priorité pour la participation à certaines activités par rapport aux autres membres.
Obligations du membre effectif
Le membre effectif respecte les obligations suivantes :
- respecter scrupuleusement les dispositions des présents statuts et du règlement intérieur dans la mesure où celui-ci existe et les décisions de l'association sans but lucratif et les instructions données lors des activités organisées par l'association ;
- payer sa cotisation pour la période du 1er janvier au 31 décembre avant le 31 mars ;
- participer aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires ;
- ne pas porter gravement atteinte aux intérêts de l'association ou de ses membres par son comportement, ses déclarations ou de toute autre manière ;
- ne pas perturber le bon déroulement des activités ou des réunions organisées par l'association ;
- ne pas invoquer sa qualité de membre effectif ailleurs que dans le cadre des activités organisées par l'association.
Perte de la qualité de membre effectif
La qualité de membre effectif est perdue en cas de décès, de démission ou d'exclusion.
Décès
La qualité de membre effectif se perd automatiquement par décès.
Démission
Les membres effectifs peuvent à tout moment démissionner de leur qualité de membre effectif en communiquant leur démission par écrit à l'organe d'administration par lettre ordinaire ou par courrier électronique.
Est réputé démissionnaire :
- le membre effectif qui, après un rappel, ne paie pas la cotisation qui est due.
En cas de non-paiement de la cotisation d'un membre effectif, l'organe d'administration envoie un rappel par lettre ordinaire ou par courrier électronique. Si le membre n'a pas payé sa cotisation dans les deux mois suivant l'envoi du rappel, l'organe d'administration peut le considérer comme démissionnaire Il informe le membre par écrit de sa décision par lettre ordinaire ou par courrier électronique.
- le membre effectif qui n'est pas présent ou non représenté à trois assemblées générales consécutives ;
L'organe d'administration constate que le membre est réputé démissionnaire.
Exclusion
Un membre effectif qui ne respecte pas les obligations liées à sa qualité de membre effectif et mentionnées ci-dessus peut être exclu à l'initiative de l'organe d'administration.
Un membre effectif dont l'exclusion est envisagée par l'organe d'administration est informé à l'avance par l'organe d'administration des raisons pour lesquelles son exclusion est proposée.
L'exclusion d'un membre effectif est décidée par l'assemblée générale. L'assemblée générale est dûment convoquée par l'organe d'administration avec spécialement à l'ordre du jour la proposition d'exclusion du membre et les principaux motifs de la demande d'exclusion.
Le membre effectif dont l'exclusion est proposée est convoqué à l'assemblée générale et doit être entendu avant que l'assemblée générale ne prenne une décision.
S'il ne se présente pas à l'assemblée générale, il est présumé, sauf cas de force majeure, avoir renoncé à son droit de se défendre devant l'assemblée générale.
Après sa défense, il se retire de la réunion et ne prend donc pas part au débat qui s'ensuit et à la décision finale de la réunion.
L'assemblée générale prend une décision valable si elle réunit au moins 2/3 des membres effectifs présents ou représentés et si la décision obtient au moins 2/3 des votes exprimés.
Si l'assemblée générale ne réunit pas au moins 2/3 des membres effectifs, une deuxième assemblée générale peut être convoquée dans les conditions de l'article 9:21 du Code des sociétés et des associations.
La décision est, sans autre motivation, notifiée par écrit au membre dont l'exclusion a été décidée par l'assemblée.
Les membres de l'assemblée générale qui ont pris part à la décision ont un devoir de réserve quant au contenu du débat et ne peuvent, par leurs paroles ou leurs écrits, porter préjudice à l'ASBL ou au membre ainsi exclu
Jusqu'à la date de la prochaine assemblée générale, l'organe d'administration peut interdire la participation d'un membre effectif aux activités et réunions de l'association si ce membre a gravement porté atteinte aux intérêts de l'association ou de ses membres ou a gravement perturbé le bon déroulement des activités ou réunions organisées par l'association.
La prochaine assemblée générale exclura le membre ou le réintégrera dans ses droits.
Financement et cotisation
Art. 8 - L'association est financée par la cotisation annuelle des membres (effectifs et adhérents) et par les soldes positifs éventuellement générés par les activités organisées par l’asbl .
La cotisation annuelle est déterminée par l'organe d'administration. Cette contribution ne peut
excéder 100 euros par an.
L'association peut également être financée, entre autres, par des subventions, des dons et des legs obtenus pour soutenir à la fois les objectifs généraux de l'association et des projets spécifiques.
L'association peut également collecter des fonds d'une autre manière légale.
Assemblée générale, compétence, composition
Art. 9 -L'assemblée générale est l'autorité souveraine de l'association. Elle dispose des pouvoirs qui lui sont expressément conférés par la loi ou par les présents statuts.
En particulier, les pouvoirs suivants sont réservés à l'assemblée générale :
- les modifications des statuts ;
- la nomination et la révocation des administrateurs et la détermination de leur rémunération en cas
d'octroi d'une rémunération ;
- le cas échéant, la nomination et la révocation du commissaire et la détermination de sa rémunération ;
- l'approbation des budgets et des comptes ;
- la décharge à donner aux administrateurs et, le cas échéant, aux commissaires ;
- la dissolution de l'association ;
- l'exclusion d'un membre effectif ;
- la transformation de l'association en une AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée ;
- effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité ;
- tous les autres cas où la loi ou les statuts l'exigent.
Au moins une assemblée générale ordinaire doit être tenue chaque année, au cours des six premiers mois de l'année.
L'assemblée générale est présidée par le président de l'organe d'administration ou, en son absence, par le vice-président ou par l'administrateur présent le plus ancien.
L'association peut à tout moment convoquer une assemblée générale extraordinaire par décision de l'organe d'administration ou à la demande d'un cinquième au moins des membres effectifs.
Chaque assemblée se tient au jour, à l'heure et au lieu indiqués dans la convocation qui contient l'ordre du jour.
Tous les membres effectifs, les administrateurs et les commissaires (si des commissaires ont été nommés) doivent être convoqués.
Les membres adhérents pourront être invités à l'assemblée générale et pourront émettre leur avis au sujet de l'ordre du jour. Ils n'ont pas droit de vote mais leur avis sera dans la mesure du possible pris en considération dans les choix et décisions de l’assemblée générale.
L'assemblée générale est convoquée par l'organe d'administration par courrier électronique, par la « feuille de contact » ou par courrier postal signé dans ce cas par le président ou par deux administrateurs, au moins quinze jours avant la date de l’assemblée.
Sauf dans les cas où le Code des sociétés et des associations prévoit un quorum de présence spécial, l'assemblée délibère valablement dès que la moitié des membres effectifs sont présents ou représentés.
Si le quorum de présence requis pour les assemblées ordinaires ou extraordinaires n'est pas atteint, la nouvelle assemblée délibère et décide valablement quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés.
La deuxième assemblée ne peut être tenue dans les quinze jours suivant la première.
Les résolutions sont adoptées à la majorité absolue des voix des membres effectifs présents et représentés (c'est-à-dire plus de la moitié des voix exprimées), sauf si la loi en dispose autrement.
Pour le calcul des majorités, les votes nuls, les votes blancs et les abstentions ne sont pas pris en compte. En cas d'égalité des voix, la voix du président ou de l'administrateur qui le remplace est prépondérante.
Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal à l'assemblée générale, chacun disposant d’une voix. Toutefois, ils ne peuvent participer aux votes de l'assemblée générale que s'ils ont payé leur cotisation dans sa totalité. Dans le cas contraire, leurs voix sont, pour le calcul des majorités, considérées comme étant des abstentions ou des votes nuls ou blancs.
Les membres effectifs peuvent prendre par écrit toutes les décisions relevant de la compétence de l'assemblée générale.
Les membres effectifs peuvent être représentés à l'assemblée générale par un autre membre effectif muni d'une procuration, mais personne ne peut avoir plus d'une procuration.
Les décisions sont consignées dans des procès-verbaux signés par le président et le secrétaire, ainsi que par les membres qui en font la demande, et sont inscrites dans un registre spécial.
Ce registre est conservé au siège social où les membres ainsi que les tiers pouvant justifier d’un intérêt, peuvent, sur demande écrite adressée à l’organe d’administration, en prendre connaissance sans déplacement du registre.
Les décisions relatives aux modifications statutaires, à la nomination et à la révocation des administrateurs et du délégué à la gestion journalière, ainsi qu’à la dissolution de l’association, sont déposés sans délai au greffe du Tribunal de l’entreprise et publiés par extraits aux annexes du Moniteur belge.
Organe d'administration
Art. 10
-L’assemblée générale désigne un minimum de trois membres effectifs et un maximum de cinq membres effectifs qui constituent l’organe d'administration.
Les membres de l’organe d’administration sont élus pour une durée de trois ans et sont rééligibles en fin de mandat.
L’organe d'administration choisit parmi ses membres un président, un secrétaire et un trésorier.
L'organe d'administration peut également désigner un vice-président. En cas d'empêchement du président, sa tâche est reprise par le vice-président ou par le plus ancien des administrateurs présents.
Si la place d'un administrateur devient vacante avant la fin de son mandat, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur.
La prochaine assemblée générale doit confirmer le mandat de l'administrateur coopté. Dès sa confirmation, l'administrateur coopté achève le mandat de son prédécesseur, à moins que l'assemblée générale n'en décide autrement. A défaut de confirmation, le mandat de l'administrateur coopté prend fin à l'issue de l'assemblée générale, sans préjudice de la régularité de la composition de l’organe d’organisation jusqu'à ce moment.
Les administrateurs et, le cas échéant, les personnes déléguées à la gestion journalière ne sont pas tenus de remplir personnellement les obligations de l'association.
Leur responsabilité envers l'association et les tiers est limitée à l'exécution de leur mission conformément aux dispositions de la loi et des statuts.
Les administrateurs ne sont responsables que des erreurs commises dans l'exécution de leur mission. Cela s'applique également aux tiers dans la mesure où la faute est une faute extracontractuelle.
Toutefois, les administrateurs ne sont responsables que des décisions, actes ou comportements qui dépassent manifestement les limites dans lesquelles des administrateurs normalement prudents
et diligents, placés dans les mêmes circonstances, peuvent raisonnablement avoir une opinion divergente.
Si l'organe d'administration forme un collège, leur responsabilité pour les décisions ou omissions de ce collège est solidaire.
Même si l'organe d'administration ne forme pas de collège, ses membres sont solidairement responsables, tant envers l'association qu'envers les tiers, de tous les dommages résultant d'infractions aux dispositions du Code des sociétés et des associations ou aux statuts de la personne morale.
Les administrateurs sont solidairement responsables, mais sont déchargés de leur responsabilité s'ils n'ont pas participé à la faute et ont signalé la faute alléguée à tous les autres membres de l'organe d'administration. Cette notification et la discussion à laquelle elle donne lieu sont inscrites au procès-verbal.
L'organe d'administration se réunit à l'invitation du président ou de deux administrateurs. Il ne peut prendre de décisions que si la majorité de ses membres sont présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des administrateurs, le président ou son remplaçant ayant une voix prépondérante en cas de partage.
Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle en raison de leur fonction. Leur mandat est exercé à titre gratuit.
L'administrateur qui a des intérêts opposés à ceux de l'association dans une décision présentée à l’organe d'administration, est tenu d'en avertir l’organe avant la discussion et de s'abstenir lors de la délibération et du vote.
L’organe d’administration peut inviter à ses réunions, à titre consultatif, tout tiers dont la présence lui paraît nécessaire à la délibération. Les personnes invitées sont tenues aux mêmes règles de confidentialité des débats que les administrateurs eux-mêmes.
Chaque administrateur peut donner procuration à l'un de ses collègues pour le représenter au sein d'un organe d'administration et voter à sa place. Cette procuration doit être faite par écrit. Le mandant est alors réputé présent. Un administrateur ne peut pas représenter plus d'un de ses collègues en même temps.
Les décisions de l'organe d'administration peuvent être prises par accord écrit de tous les administrateurs.
L'organe d'administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour la gestion et l'administration de l'association. Seuls les actes réservés par la loi ou les présents statuts à l’assemblée générale sont exclus de sa compétence.
L’organe d'administration peut établir un règlement d'ordre intérieur qui définit les modalités pratiques du fonctionnement de l'association. Le règlement d’ordre intérieur ne peut déroger aux présents statuts. En vertu du Code des sociétés et des associations, il ne peut fixer les droits et obligations des membres, ceux-ci étant décrits exclusivement dans les présents statuts.
Le règlement d’ordre intérieur, ainsi que ses modifications ultérieures, est communiqué aux membres.
L'association est valablement représentée dans tous les actes judiciaires et extra-judiciaires par le président de l’organe d’administration, ou à défaut, par un administrateur dûment mandaté.
Les actes qui engagent l’association sont signés, à moins d’une délégation spéciale de l’organe d’administration, par le président.
L’organe d’administration soumettra tous les ans à l'approbation de l'assemblée générale les comptes de l'exercice écoulé et le budget du prochain exercice.
En outre, le conseil d'administration est seul compétent pour présenter à l'assemblée générale l'exclusion d'un administrateur ou d'un membre effectif pour motif grave. Cette décision doit être motivée et conforme à l'article. Art. 9 :23 CSA
Dissolution
Art. 11
- En cas de dissolution volontaire, les dispositions du Code des sociétés et des associations seront d’application.
Dans ce cas, la liquidation se fera par les soins d’un ou de plusieurs liquidateurs désignés par l’assemblée générale, laquelle déterminera également leurs pouvoirs et leur
rémunération.
L'actif net de l'association devra être transféré à des œuvres de bienfaisance ou d'enseignement de la Région Wallonne ou à une association de la Région Wallonne poursuivant le même but social désintéressé tel que décrit à l’Art. 3 des présents statuts.
Disposition finale
Art. 12
-Tout ce qui n'est pas explicitement prévu dans les présents statuts, reste soumis aux lois en vigueur
Les nouveaux statuts sont adoptés à l’unanimité.
La séance est levée à 16h45.
La Présidente, Danielle CUYX ,