Procès Verbal Assemblée 2019

 

 

PROCES VERBAL AG DU 4 MARS 2019

 

 

 

La Présidente :

 

Je vous souhaite à toutes et à tous la bienvenue et vous remercie de votre présence à notre Assemblée Générale.

 

POINT 1

 

Je déclare ouverte à 14h45 notre Assemblée Générale ordinaire statutaire de ce 24 mars 2019, se rapportant à notre exercice social qui couvre la période allant du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2018.

 

Je suis ravie de vous confirmer que comme chaque année, nous avons respecté nos statuts en organisant des conférences, un voyage, des excursions et des visites de jardins et en publiant régulièrement notre bulletin d’informations.

 

Je tiens tout d’abord à remercier l’équipe du Cercle qui, uniquement constituée de quelques bénévoles, a œuvré pour son épanouissement. Mais nos remerciements vont aussi à tous nos membres, nouveaux et anciens, qui par leur présence à nos activités nous motivent et nous poussent à faire toujours un peu plus au sein du Cercle.

Je remercie aussi l’ONE pour son accueil et sa serviabilité.

 

Je vous signale que nous étions, à la date du 31 décembre 2018,  212 membres en règle de cotisation.

 

 

 

POINT 2

 

Nous vous demandons d’approuver le Procès-verbal de l’Assemblée Générale du 25 mars 2018, publié dans la Feuille de Contact n° 187 de juin-juillet 2018.

 

Le PV est approuvé à l’unanimité.

 

POINT 3

 

Rapport des activités du Cercle pour l’année 2018, et  lecture du programme pour 2019.

 

Activités en 2018

 

Publication de 6 « feuilles de Contact », nos bulletins d’information (n° 185  à 190)

8 conférences, dont deux en soirée

2 bourses d’échange de plantes

1 voyage de 5 jours en Champagne

2 excursions d’un jour dans le Limbourg et au Château de Alden Biesen pour un spectacle floral.

2 visites d’une demi-journée

Notre déjeuner annuel

 

 

Activités en 2019

 

6 « feuilles de Contact »

7 conférences dont 2 en soirée et une projection film

de notre voyage de 2019 en soirée

1 bourse d’échange de plantes 

1 voyage de 6 jours dans le Devon en Angleterre

2 excursions  dans les Ardennes Flamandes  et en Zélande. Notre déjeuner annuel

 

En plus de ces activités déjà programmées, nous organiserons des visites d’une demi-journée. Toutes ces activités vous seront annoncées en cours d’année par le biais de la FDC.

 

Je vous rappelle que vous pouvez retrouver, à tout moment, le programme des activités proposées pour l’année 2019 dans la Fdc n°190 de décembre/janvier 2018/2019, sur votre carte de membre ainsi que sur notre site web.

 

POINT 4

 

A présent, notre Trésorière, Betsy Heris, va nous faire rapport sur la trésorerie et vous présenter les comptes de l’année 2018.

 

POINT 5

 

Mme Françoise d’Harveng et Mr René D’Andréa, nos vérificateurs aux comptes, ont rencontré la Trésorière et la Présidente le 8 mars à 15h00 afin d’effectuer le contrôle habituel.

 

Lecture du rapport établi par les vérificateurs est donnée par M. René D’Andrea.

 

POINT 6

 

Sur base des chiffres qui vous ont été présentés et du rapport de nos vérificateurs aux comptes, pouvons-nous approuver les comptes pour l’exercice social du 1er janvier au 31 décembre 2018 ?  

 

Les comptes sont approuvés à l’unanimité.

 

POINT 7

 

Le contrôle des comptes par les vérificateurs, permet à nos membres d’avoir une vue sur notre comptabilité, vue à laquelle nous tenons tout particulièrement.

 

Nous souhaitons donc que deux personnes de cette assemblée se portent volontaires pour vérifier les comptes de l’exercice social en cours et je les remercie à l’avance de leur collaboration.

 

Madame Françoise d’Harveng s’est déjà présentée et Monsieur Patrick Cauderlier s’y propose également.

 

Approuvé !

                

POINT 8

 

Cette année, notre Assemblée aura à acter les démissions  des Présidente et Vice-Présidente-Trésorière. Elles souhaitent passer la main tout en restant membres du Cercle bien sûr.

 

Nous confirmons dans leurs fonctions d‘administrateurs,

Danielle Cuyx, Francine Tomballe, et Françoise Cosse qui se sont présentées comme candidates pour les postes suivants :

 

         Danielle CUYX comme présidente

               Francine Tomballe comme vice-présidente

              Françoise Cosse comme Secrétaire

 

               Et s’y ajoute Alix Depauw comme Trésorière.

 

Etant donné que nous n’avons pas trouvé assez de membres effectifs comme administrateurs, nous sommes dans l’obligation de modifier les statuts. Le nombre de membres effectifs sera désormais de 4 qui assureront dorénavant la gestion et la responsabilité du Cercle.

                     

Je vous demande d’approuver ces démissions, nominations et changements de statuts.

 

Approuvés.

 

POINT 9 – Claude :

 

Je passe la parole à la future Présidente : Danielle Cuyx :

 

En résumé, Danielle Cuyx fait les éloges de tout le travail accompli par Claude et de Betsy sur 13 ans de temps – 13 voyages et 26 excursions ainsi que quelques ½ journées de visites de jardins.  Au départ de M. et Mme Van Haute, Claude Neven reprend la présidence et Betsy Heris la Vice-Présidence. Au départ de M. Alain Van Wayenberghe (Trésorier) en 2015 et de Mme Ghislaine Durieux (Secrétaire) en 2017,  Claude Neven reprend les Assurances et Betsy Heris reprend le secrétariat et la trésorerie en plus de la Vice-Présidence.

 

Les excursions d’un jour organisées par Mireille Bogaert et Marcel Vaassen  sont également reprises en charge par Claude et Betsy. Nous pouvons saluer les excellents textes descriptifs de jardins réalisés par Claude et ses talents d’historienne de l’art.

 

Betsy Heris s’est adonnée  en plus du secrétariat aux paiements, à la tenue des factures, au contact avec la comptable, à l’organisation des voyages et excursions, à la tenue des inscriptions et les montages photos montrées à chaque AG. Ses compétences numériques et linguistiques ont été utiles et appréciées.

 

Danielle Cuyx insiste sur un appel à candidats pour renforcer l’équipe de 4 administrateurs qui sont trop peu

nombreux pour réaliser tout le travail apprécié par les membres.

 

Une nouvelle candidate membre se présente aimablement comme administratrice : Laure Straetmans

 

Candidature approuvée par les membres.

 

Remise ensuite de cadeaux (fleurs et livres) à Claude et Betsy.

 

POINT 10 : Danielle Cuyx :

 

Je voudrais aussi passer la parole à Jean-Claude Matthys, Président de la Fédération des Coins de Terre du Brabant Wallon :

 

Jean Claude Matthys :

 

Accentue que les 2 démissionnaires ont été d’une grande rigueur et d’une précision remarquable pour la bonne gestion du cercle Horticole de La Hulpe.

Monsieur Matthys insiste aussi sur le fait que Claude et Betsy ont consacré une partie importante de leur temps libre et de leurs compétences au service du monde associatif, de manière bénévole et désintéressée.

 

Qu’elles soient surtout remerciées pour le travail acharné accompli afin d’organiser de magnifiques voyages et excursions.

 

Remise d’une belle corbeille de fleurs à chacune.

 

 

La Présidente :

 

Je clôture ce 24 mars 2019 à16h15 la partie officielle de notre Assemblée Générale et vous remercie d’y avoir participé.

 

Pour continuer notre après-midi,  une projection de photos de notre voyage de 2018 en Champagne va vous être proposée. Ce sont les meilleures photos prises par René et Roberte à qui nous adressons tous nos remerciements.

 

Après cette projection, nous vous invitons à prendre l’apéritif  suivi par le café et les pâtisseries diverses  qui vous seront offerts pour marquer notre assemblée générale.